Belastingdienst zet aandachtspunten voor werkgevers in coronatijd op een rij
Sinds de coronamaatregelen van maart 2020 zien de werkdagen er voor veel werkgevers en hun personeel anders uit. Veel werknemers hebben vanuit huis gewerkt. Wat betekent dit voor de vaste vergoedingen en voorzieningen voor thuiswerken? De Belastingdienst heeft op haar website toegelicht hoe fiscale voorzieningen en voorschriften worden toegepast of verruimd tijdens de coronacrisis.
1. Verruiming vrije ruimte
De vrije ruimte (van de werkkostenregeling) is voor het jaar 2020 eenmalig verhoogd van 1,7% naar 3% van het fiscale loon tot en met € 400.000. Daarboven (>400.000) is de vrije ruimte 1,2%. Werkgevers mogen dit percentage van hun fiscale loon onder meer besteden aan onbelaste vergoedingen.
2. Verlaging gebruikelijk loon
De aanmerkelijk belanghouder mag, zonder toestemming van de Belastingdienst het gebruikelijk loon tijdelijk verlagen. Er moet sprake zijn van een omzetdaling als gevolg van de Coronacrisis. Dit moet blijken uit een vergelijking tussen de omzet van de eerste 4 kalendermaanden in 2019 en die in 2020. De rekening courant-schuld of het dividend mag niet toenemen als gevolg van het lagere gebruikelijk loon. Als de aanmerkelijk belanghouder in werkelijkheid een hoger loon heeft gehad volgens de hiervoor beschreven vergelijking, dan geldt dit hogere loon. Zie voor de beschrijving van de exacte voorwaarden, https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/ondernemers/content/coronavirus-belastingmaatregelen-om-ondernemers-te-helpen
3. Vaste reiskostenvergoeding en vaste kostenvergoeding
De vaste reiskostenvergoeding, lunch en andere vaste vergoedingen mogen vergoed blijven worden, ook al werken de werknemers (vrijwel volledig) thuis. Zolang de coronamaatregelen gelden en als de werknemer vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht had op de reiskostenvergoeding, mogen werkgevers blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding oorspronkelijk is gebaseerd. Dat mag ook bij de vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Onder dezelfde voorwaarden mogen ook andere afspraken over vaste vergoedingen blijven doorlopen. Bijvoorbeeld de maandelijkse vergoeding voor kosten onderweg van vertegenwoordigers.
4. Thuiswerkvoorzieningen
Sommige werkgevers hebben hulpmiddelen zoals een laptop of mobiele apparatuur gekocht, zodat werknemers kunnen thuiswerken.
- Wanneer het gaat om hulpmiddelen die volgens de werkgever noodzakelijk zijn om goed te kunnen werken (noodzakelijkheidscriterium), hoeven de kosten hiervan niet meegeteld te worden bij het belastbaar loon van de werknemers.
- Dit hoeft ook niet bij hulpmiddelen die de werknemer voor ten minste 90% zakelijk gebruikt, zowel op zijn werkplek als daarbuiten (bijvoorbeeld thuis).
- Werkgevers mogen voor het thuiswerken bepaalde Arbo-zaken belastingvrij vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Bijvoorbeeld een bureau of bureaustoel.
4. Administratieve versoepelingen
Vanwege het thuiswerken en het 1,5 meter afstand houden kan mogelijk niet aan alle administratieve verplichtingen worden voldaan. Bijvoorbeeld het fysiek vaststellen van de identiteit aan de hand van een origineel identiteitsbewijs wanneer een nieuwe werknemer in dienst treedt. In die gevallen en zolang de coronamaatregelen gelden, verbindt de Belastingdienst hier tijdelijk geen consequenties aan. NB! De werkgever moet zodra de situatie het toelaat, echter alsnog aan deze verplichting voldoen.
5. Premiedifferentiatie WW; schriftelijke vastlegging arbeidscontracten tot 1 juli verlengd
Om een lage WW-premie toe te passen is een schriftelijke arbeidsovereenkomst (niet zijnde een oproepcontract) voor onbepaalde tijd vereist, opgeslagen in de loonadministratie. De deadline hiervoor is uitgesteld tot 1 juli 2020. Dit op voorwaarde dat deze contracten schriftelijk vast zijn gelegd. Welke voorwaarden de Belastingdienst stelt aan dit schriftelijkheidsvereiste, leest u hier: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/personeel-en-loon/content/hoe-legt-u-een-arbeidscontract-schriftelijk-vast, Lees meer.
samengevat kan dit via:
- een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met een vast aantal uren per week, of jaar.
- een via e-mail gesloten arbeidsovereenkomst: de werkgever zendt het contract per e-mail en de werknemer reageert hierop per e-mail dat hij/zij akkoord gaat met het arbeidscontract;
- wanneer de arbeidsovereenkomst mondeling is gesloten of kwijt is, kan worden volstaan met een addendum waarin is vastgelegd dat 1) er sprake is van een arbeidscontract voor onbepaalde tijd, dat 2) geen oproepcontract is, en dat 3) door beide partijen ondertekend is.
- De werkgever slaat de (digitale) arbeidsovereenkomst of addendum op bij de loonadministratie.
Bekijk voor meer informatie over belastingmaatregelen voor werkgevers in coronatijd het overzicht op belastingdienst.nl.
6. Grensarbeiders en werknemers die in een ander EU-land werken
Voor grensarbeiders die in Nederland vanwege de Corona maatregelen tijdelijk thuis werken, verandert er niets.
Voor werknemers die in de EU werken en in een ander land dan gebruikelijk hebben verbleven, verandert er in principe ook niets, tenzij er sprake is van een wijziging van werkgever. Zie hierover verder de website van SVB: https://www.svb.nl/nl/bbz-bdz/nieuws/sociale-verzekering-verandert-niet